Onnistunut Hanke – Projektipäällikön pohdintoja ja avaintekijöitä

Projektipäällikön näkökulmasta onnistunut hanke on:

• Kykyä vastata kohderyhmien tarpeisiin
• Saada vaikuttavimpia toimintoja elämään hankkeen päätyttyä
• Luoda tiimille ympäristö, jossa yhteistyö ja innovatiivisuus kukoistavat
• Toteuttaa edellä mainitut noudattaen hankesuunnitelmaa, mittareita, aikarajoja ja budjettia

Mitä hankkeen vetäjän työnkuvaan kuuluu?

Kaikkiaan projektipäällikkö on vastuussa hankkeen kokonaisvaltaisesta koordinoinnista ja työtehtäviini kuuluvat hankkeen eri osa-alueiden suunnittelu, hallinto, toteutus, seuranta ja arviointi, unohtamatta yhteistyötä niin oman tiimin kuin hankkeen kohderyhmien ja yhteistyötahojen kanssa!

Projektipäällikön yleisiä työkokonaisuuksia, joita soveltaen oma työnkuvani on muotoutunut:

1. Hankkeen suunnittelu

• Tarve hankkeelle: Kartoittaa ajankohtaisia hankeaiheita ja -hakuja, huomioiden verkoston, kohderyhmien, yhteistyötahojen toiveita, ajankohtaisia tutkimustuloksia sekä organisaation ja alueen strategisia painotuksia.
• Tavoitteiden, toimenpiteiden ja tulosten määrittäminen: Määrittää hankkeen tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset yhteistyössä verkoston kanssa ja varmistaa, että ne ovat selkeitä, mitattavissa olevia ja aikataulutettuja.
• Resurssien suunnittelu: Suunnittelee tarvittavat resurssit (henkilöstö, kesto, talous) ja varmistaa, että ne ovat käytettävissä hankkeen aikana.
• Aikataulutus: Laatii hankkeen etenemisen aikataulun (toimenpiteet suhteessa hankkeen tavoitteisiin).
• Budjetointi: Suunnittelee hankkeen budjetin, seuraa kuluja ja varmistaa, että hanke pysyy budjetin rajoissa.
• Laatii hankehakemuksen yhteistyössä verkoston kanssa, huomioiden hankeaiheen soveltuvuuden haettuun rahoitusmalliin ja -ohjelmaan. Esittelee ja täydentää hakemusta.

2. Hanketiimin koordinointi

• Tiimi: Osallistuu yhteistyössä esihenkilön kanssa hanketiimin rekrytointiin huomioiden hankesuunnitelman mukaiset roolit ja vastuualueet.
• Työnjako ja koordinointi: Koordinoi hankesuunnitelman mukaisten toimenpiteiden ja saavutettavien tulosten työnjakoa.
• Perehdytys ja tiedonjako: Varmistaa, että tiimin jäsenet ja sidosryhmät saavat ajantasaista tietoa hankkeen etenemisestä.

3. Hankkeen toteutus, seuranta ja viestintä

• Toteutus ja edistymisen seuranta: Seuraa hankkeen etenemistä ja vertaa sitä aikatauluun, budjettiin ja tavoitteisiin.
• Säännöllinen raportointi ja viestintä: Pitää sidosryhmät ajan tasalla projektin tilasta, kehityksestä ja mahdollisista muutoksista ja laatii yhteistyössä hanketiimin kanssa hankkeen väli- ja loppuraportit. Viestii hankkeesta monikanavaisesti omalta osaltaan niin sisäisesti kuin ulkoisesti.

4. Sidosryhmien hallinta ja muutosjohtaminen

• Sidosryhmien tarpeet: Ymmärtää ja hallitsee hankkeen kohde- ja  sidosryhmien odotuksia ja tarpeita
• Riskien tunnistaminen ja varautuminen, muutosten hallinta: Arvioi esihenkilön kanssa mahdolliset riskit ja ongelmat, jotka voivat vaikuttaa hankkeen etenemiseen sekä laatii varasuunnitelmat riskien hallitsemiseksi. Hallitsee ja dokumentoi projektin aikana tapahtuvat mahdolliset muutokset ja varmistaa, että ne eivät aiheuta merkittäviä häiriöitä aikataulussa tai budjetissa,
• Palautteen kerääminen: Kerää palautetta sidosryhmiltä yhdessä hanketiimin kanssa ja tekee tarvittavat korjaukset hankkeen toimintaan

5. Hankkeen päättäminen, reflektointi ja arviointi

• Hankkeen arviointi: Arvioi hankkeen päätyttyä sen onnistumista suhteessa alkuperäisiin tavoitteisiin, budjettiin ja aikarajoihin.
• Päätöskokoukset ja loppuraportti: Pitää loppukokoukset tiimin ja sidosryhmien kanssa sekä laatii yhteistyössä hanketiimin kansssa loppuraportin, jossa käsitellään hankkeen tuloksia, oppeja, toiminnan jatkumista ja mahdollisia kehitysehdotuksia tulevaisuutta varten.

Mitä edellä mainitut hanketyön kokonaisuudet ovat käytännössä?

Työviikkoni sisältää päivittäisiä hankkeen työtehtäviä, kuten:

• Päivittäiset/viikottaiset kokoukset (hanketiimi, hankkeen kohderyhmät, yhteistyötahot)
• Hanketiimin kysymykset ja hankelinjaukset (toimintojen suunnittelu ja työnjako, yhteistyö tiimin kanssa)
• Sähköpostit, teamsviestit ja puhelut (mm. yhteistyökuviot, 14 hankelukion toimintojen suunnittelu, tarjouspyynnöt / kilpailutukset, hankeneuvonta, asioiden selvittely)
• Laskujen asiatarkastus, talouden suunnittelu ja excelöinti (hankelukioiden budjetit)
• Hanketiedostojen sisältöjen ja toimintojen päivittäminen

Hankeaikana pitkäkestoisemmin työn alla olevat työkokonaisuudet:

• Hanketiimin rekrytoinnit työpaikkailmoituksista haastatteluihin ja valintapäätöksiin, perehdytys
• Hankesuunnitelman mukaisissa tavoitteissa, toiminnoissa ja tuloksissa pysyminen
• Toimintamallien kehittäminen ja jalkauttaminen yhteistyössä hanketiimin kanssa
• Hanketiimin säännölliset palaverit ja toiminnan suunnittelu, tietojen koostaminen ja ajantasaisuus
• Hanketoimintojen jatkuva suunnittelu ja toteutus hankekoulujen (14) ja hanketiimin kanssa
• Hanketoimintojen kilpailuttaminen, viranhaltijapäätösten valmistelu, suunnittelu ja yhteistyö
• Hankkeen talouden jatkuva seuranta (koulukohtaiset excelit, Power BI)
• Hankkeen maksatushakemusten ja seurantaraporttien laadinta puolivuosittain (tämä on iso kokonaisuus, jossa sähköisessä järjestelmässä haetaan rahoittajalta myönnettyä hanketukea monipuolisine henkilöstö-, talous ja toimintatietoineen sekä liitteineen)
• Yhteistyö eri tahojen, kuten koulujen koko henkilöstön, opiskelijoiden, yhteistyöoppilaitosten, yritysten, yhteistyöhankkeiden, seurojen, yhdistysten ja järjestöjen välillä
• Harjoittelijaohjaus, suunnittelu ja toteutus
• Hankkeen viestinnälliset tehtävät, kuten uutiskirjeet, blogipostaukset ja someviestintä
• Hankkeen markkinointi, kuten hankkeen esittelytilaisuudet niin livenä kuin etänä

Mikä hanketyössä on haasteellisinta?

Hankkeen vetäminen ja koordinointi pitää päivittäin sisällä monenlaisia onnistumisen kokemuksia, mutta myös muuttujia. Hankkeen ’arkipäivää’ ja yleisiä mahdollisia haasteita:

• Meneillään olevan hankkeen toteuttaminen ja samalla mahdollisen uuden hankehakemuksen valmistelu ja kirjoittaminen
• Rahoituskanavien ja toimintalinjojen sisältöjen / kohdennusten / järjestelmien muutokset ja niihin sisälle pääseminen, esim. hankehakemuksen sisällön vastaaminen uuteen rahoitushakuun, kustannusmalliin ja reunaehtoihin
• Hankkeen talous versus suunniteltujen hanketoimintojen toteutuminen
• Työpäivien vaihtelevuus ja dead linet: Työpäivien aikana tulee eteen monesti asioita, jotka on hoidettava kiireellisyysjärjestyksessä, joten kehittämistoiminnalle on hyvä varata myös aikaa
• Tulosten ja toimintojen jalkauttaminen ja jatkuminen hankkeen ja rahoituksen päätyttyä
• Hankkeen ujuttaminen olemassa olevin toimintoihin

Miten hanke pysyy hallinnassa?

Meijän lukio-hankkeessa projektipäällikkö työskentelee hankkeen kolmen (3) lukio-opiskelijoiden hyvinvointivalmentajan, kahden nivelvaiheen opinto-ohjaajan (2) sekä yhden (1) koulunuorisotyöntekijän (Pohjois- ja Etelä-Savon seutu) tiimissä, osana Itä-Suomen alueen lukiokoulutuksen yhteistyöverkostoa. Hanketiimin esihenkilönä toimii Kuopion kaupungin lukio-opetuspäällikkö ja hankkeen piiriin kuuluu 14 lukiota ja 2 pilottiyläkoulua Itä-Suomen alueella.

• Kokoonnumme hanketiimillä säännöllisesti ja olemme perehtyneet laajaan hankesuunnitelmaan. Hankkeen toteutuksessa auttaa omalta osaltani se, että olen hankkeen valmistelutyön myötä jo sisällä hankkeen kaikissa eri vaiheissa, kuten tavoitteissa, toiminnoissa ja tuloksissa sekä talousasioissa.
• Suunnittelemme ja kehitämme toimintaa ja hyödynnämme kaikkien tiimiläisten asiantuntemusta, ideoita ja ajatuksia. Kartoitamme mahdollisuuksien mukaan kaikkien vahvuuksia, kiinnostuksen kohteita ja potentiaalia, jotta saamme hanketiimiläisille koottua mielekkään ja omaa osaamista vastaavan työkentän hankesuunnitelma huomioiden
• Toteutamme hanketta yhteistyössä niin hankekoulujen henkilöstön, opiskelijoiden, huoltajien kuin hankkeen yhteistyötahojen kanssa. Hankkeen piiriin kuuluvat toimijat ovat huipusti sitoutuneet hankkeeseen ja näkevät sen merkityksellisenä!
• Hankkeen asiakirjat löytyvät yhteismuokattavista kansioista ja tiedostoista, joista löytyy kaikki hankkeen dokumentointi. Kansiorakenne on nimetty huomioiden hankkeen eri vaiheet ja osa-alueet, joten koko tiimi pysyy ajan tasalla
• Informoimme toiminnasta rahoittajaa ja yhteistyötahoja sekä kysymme ohjeistusta/linjauksia niin rahoittajalta kuin omalta esihenkilöltämme
• Edistämme toimintaa myönteisellä otteella
• Hankkeen tavoitteet ja toiminnot on aikataulutettu pienempiin osiin ja kokonaisuuksiin

Lopuksi

Työtehtäviäni voisi tiivistäen kuvata siten, että hankkeen vetäjällä on päävastuu hankkeen etenemisestä, koordinoinnista, raportoinnista, talouden seurannasta, yhteistyöstä, viestinnästä, toiminnan kehittämisestä ja arvioinnista. Yhteistyön merkitystä ei voi korostaa liikaa ja monissa edellä mainituissa työtehtävissä on vahvasti koko hanketiimi ja muut yhteistyötahot mukana ja yhteistyössä. Hanketyö on laaja kokonaisuus, josta voisi kirjoittaa varmasti useammankin näkökulman ja johon vaikuttaa myös hankkeen aihepiiri. Tämä kokonaisuus on kirjoitettu hanketyön yleisestä näkökulmasta.

Kaikkiaan voin todeta, että työpäiväni ovat sisällöltään todella vaihtelevia ja pääsen itse vaikuttamaan aikatauluihin ja päivien kulkuun! Saan intoa työhöni, kun minulla on monta rautaa tulessa ja saan asioita eteenpäin. Toisaalta hankkeen kehittämistyö vaatii oman aikansa ja tilansa. Tykkään paljon työstäni ja koen olevani omalla alalla, jossa voin yhdistellä omaa osaamistani niin hankehallinnon, koulutussuunnittelun kuin henkilöstöhallinnon tehtävistä. Minulle on mieletön voimavara tehdä merkityksellistä ja mielekästä työtä huipussa porukassa!

kevättalvisin hanketerveisin,
Sanna O.