Vuosi sitten starttasimme Itä-Suomen lukioverkoston laatuhankkeella hyppysissä hankehakemus, OPH:n avustuspäätös, Lukiokoulutuksen laatustrategia ja excel-tiedosto, jossa oli hankkeeseen osallistuvien ihmisten yhteystietoja. Ensimmäisenä tehtävänä oli palastella useamman henkilön yhteiskirjoitusprosessina syntynyttä hankehakemusta hankesuunnitelmaksi. Aloitusseminaari ja kartoituskysely olivat eetterissä parin viikon kuluttua aloituksesta, ja muiden jäädessä kesälomille oli koordinaattorilla hyvää aikaa käydä kartoituskyselyn vastaukset läpi.
Vuosi on pitänyt sisällään paljon monenmoista mielenkiintoista. Laatutyössämme keskeisenä lähtökohtana on ollut osallisuus. Lukioiden henkilöstön kanssa osallisuutta on viety käytäntöön keskustelevilla laatutyön starteilla, opiskelijoiden kanssa laatutyöhön on sukellettu työpajoissa niin laatutekijöitä konkretisoimalla kuin lukiokoulutuksen tulevaisuuttakin visioiden. Lukioiden välistä hankeyhteistyötä on tuettu erilaisilla hanketyöntekijöiden tiimeillä ja rehtorit saivat kutsut laatutreffeille. Henkilöstön osaamisen kehittämiseksi hankkeessa on toteutettu hybridiopetuksen koulutusta, pedagogista valmennusta, työhyvinvoinnin johtamisen valmennusta ja henkilöstön toivomista teemoista kasattu webinaarisarja. Olemme saaneet benchmarkata laatutyössä niin toisia lukioita, ammatillista toista astetta kuin korkea-asteen oppilaitoksiakin ja sitä kautta arvokasta näkökulmaa omaan työhömme. Laatujärjestelmät, PDCA-mallit, erilaiset laadunhallinnan työkalut ja muut käppyrät ovat näytöillä pyörineet. Lukiolaki, LOPS ja lisäksi erinäiset lukioiden laatutyötä velvoittavat ja ohjaavat yleiset ja paikalliset lähtökohdat on haravoitu. Kukaan meistä ei ollut laadunhallinnan spesialisti reissuun lähtiessä, mutta väitän, että ainakin perusopintojen verran olemme laatuagenttien kanssa tätä teemaa yhdessä tahkonneet, välillä vedet silmissä nauraen ja välillä turhautuneina parahdellen. Näin hankkeen vuosipäivän kynnyksellä on hyvä hetki hieman kerrata sitä, mitä olemme tähän mennessä oppineet.
Oppi 1: Laatutyö on sekä geneeristä että erityisluonteista
Laatutyö on jännä kombo. Toisaalta se on hyvin geneeristä. Samat Demingin laatuympyrät ja SMART-mallit taipuvat niin yritysorganisaatioiden laatutyöhön kuin koulutuskenttäänkin. Laatukäsikirjojen sisällysluetteloita lukiessa tutut otsikot toistuvat, oli kyse sitten voittoa tavoittelevista tai julkisten ja kolmannen sektorin organisaatioista. Olemme huomanneet, että laatutyöstä voi oppia kaikenlaisilta organisaatioilta ja perusperiaatteet ovat samat: jatkuvan parantamisen idea, koko organisaation sitouttaminen ja osallisuus laatutyössä sekä datavetoinen kehittäminen ja päätöksenteko.
Samaan aikaan laatutyö on erityisluonteista. Laatua tehdään ennen kaikkea niille, joita organisaation ydintehtävät koskettavat. Asiakkaille, henkilöstölle, sidosryhmille, lukioissa koko lukioyhteisölle. Laatutyön merkityksellisyys, korostukset ja erityispiirteet määrittyvät tämän väen mukaan. Lukioverkostossamme on mukana erilaisia lukioita, kuten erityistehtävän omaavia lukioita, isoja kaupunkilukioita ja pieniä maaseutulukioita. Ison lukion ja pienen lukion vetovoimatekijät voivat olla hyvinkin erilaisia, ja myös nämä on hyvä huomioida laatutyössä – panostaa laatutyössä siihen, missä voidaan erottua myös muista. Lukioiden laatutyössä lukioiden erityispiirteet ja yksilöllisen tarpeet ja toisaalta yhteiset toimintatavat ja tavoitteet isommassa kuvassa tulisi kyetä integroimaan samaan laatujärjestelmään.
Oppi 2: Tavoittele selkeyttä ja läpinäkyvyyttä, vältä mikromanagerointia
Pohdimme hankkeen alussa, mitä lisäarvoa laatutyö voisi tarjota lukion arkeen. Yksi toistuva vastaus tähän oli sujuvuuden ja selkeyden lisääntyminen. Moni mietti uusia työntekijöitä ja perehdyttämisiä ja sitä, että tarpeellinen tieto löytyy tarvittaessa ja henkilöstö tietää, mistä se löytyy. Tarvitsemme yhteisistä toimintatavoista sopimista ja sovittujen toimintatapojen dokumentointia. Toisaalta laatutyössä nähtiin kehittämisen aspekti. Laatutyö pohjautuu lähtökohtaisesti tietoon ja lisää läpinäkyvyyttä toiminnan kehittämisen kohdista.
Tiedon tuottamisessakin on ansansa. Mitä enemmän tietoa tuotat ja prosesseja kuvaat, sitä enemmän sinulla on hommaa käsitellä tietoa ja pitää sitä ajan tasalla. Toisaalta melko harvalla asialla on yhtä ainutta oikeaa tapaa hoitaa se. Joskus tiedon tuottaminen voi humpsahtaa myös mikromanageroinnin puolelle, mikä puolestaan helposti taas kääntyy työhyvinvointia vastaan. Mikromanageroinnissa kun painottuu kontrollointi, mikä on esteenä itseohjautuvuuden ja luottamuksen rakentumiselle. Itseohjautuvuuden on todettu olevan yhteydessä työntekijän korkeampaan sitoutumiseen ja työtyytyväisyyteen, vähäisempään työuupumukseen ja vaikuttavan myönteisesti myös työn tuottavuuteen (Mäki 2022). Luottamusta puolestaan ylläpitää ja vahvistaa läpinäkyvyys, yhdenmukaisuus, vuorovaikutuksessa muodostuva yhteinen ymmärrys, ennustettavuus ja johdonmukaisuus (Malkamäki 2017).
Oppi 3: Näe ihminen
Laadun tekevät ihmiset. Lukioiden arvokkain resurssi ovat ne aineenopettajat, opot, koulusihteerit, rehtorit, opiskelijahuollon henkilöstö, tila-, kiinteistö- ja ruokahuoltopalveluiden työntekijät, jotka opiskelijoita päivittäin kohtaavat ja työpanoksellaan laadukasta lukiokoulutusta mahdollistavat. Jokainen heistä on ainutlaatuinen, inhimillinen yksilö, jolla on oma tarinansa, omat ajattelumallinsa ja tunteensa. Laatu lunastetaan tai jää lunastamatta ihmisten kesken.
Laatua myös kehitetään pitkälti ihmisten kautta. Laadunhallinnassa ja tiedolla johtamisessa emme voi unohtaa tätä ja vetäytyä dashboardiemme, tilastojemme, indikaattoreidemme ja kapulakielemme taakse. Muutama viikko sitten pidetyssä laadunhallinnan webinaarissa saimme kouluttajalta tärkeän muistutuksen siitä, että lähtökohtaisesti jokainen haluaa onnistua ja sitä pitää mahdollistaa ja tukea (Saarela 2024). Ihmisyyteen kuuluu epätäydellisyys ja virheen mahdollisuus ja näihin ominaisuuksiin liittyvät tilanteet kannattaa myös ottaa osaksi laatujärjestelmän kokonaisuutta inhimillisellä lämmöllä varustettuna.
Oppi 4: Palaute on vuorovaikutusprosessi
Laatutyössä jatkuvan parantamisen idea on melkoisen keskeinen lähtökohta. Jatkuvaa parantamista on tarkoitus johtaa tiedolla. Tietoa saadaan erilaisista seurattavista indikaattoreista ja mittareista, mutta myöskin kysymällä säännöllisesti ja systemaattisesti palautetta. Tiedon kerääminen ja käsittely sekä hyödyntäminen ovat kuitenkin vielä eri asioita. Kukapa ei olisi joskus vastannut kyselyyn, josta ei sen koomin mitään kuultu. Sitä, mitä kerätylle palautteelle tapahtuu myöhemmin, osana laatutyötä ja laadunhallintaa, tarvitsee vielä tarkentaa.
Näyttää siltä, että lukioissa on opittu keräämään palautetta jo melko säntillisesti. Merkittävä osa opettajista kysyy opintojaksoistaan palautetta. Laatutyötä ajatellen jo se on tärkeä asia. Eri tavoin kerättyä ja pelkästään opettajalle jäävää palautetta on kuitenkin vaikea hyödyntää koko lukion näkökulmasta osana laatutyötä.
Olemme laatuhankkeessa kehittäneet yhtenäistä opintojaksopalautetta ja opiskelijoiden hyvinvoinnin ja osallisuuden toimintamallia. Molempien kehittämistiimien kanssa palautteen keräämiseen ja hyödyntämiseen liittyvät kysymykset ovat olleet samansuuntaisia. Miten palautetta voidaan kerätä yhteismitallisesti? Voisiko kaikista opintojaksoista tai kaikista lukioyhteisölle järjestettävistä tapahtumista kerätä palautetta samalla tavalla? Millaisia yhteisiä indikaattoreita voimme seurata? Avoimillakin kysymyksillä on paikkansa, mutta miten niiden muodossa annettua palautetta käydään läpi lukiossa? Miten palautteen antajat saavat vastapalautetta? Miten palautteen antajat pääsevät itse näkemään annettua palautetta? Ketkä kaikki lukiossa palautteita seuraavat ja miten konkreettisesti palautteiden perusteella tapahtuvaa kehittämistyötä organisoidaan?
Oppi 5: Maltilla laatuhattuja
Eräässä lukion henkilöstölle suunnatussa kokoontumisessa kysyin hankkeen alussa, kuinka moni läsnä olevista on lukenut Lukiokoulutuksen laatustrategian. Paikalla olleesta noin sadasta ihmisestä muutama nosti kätensä. Pidemmälle eteneviä johtopäätöksiä tästä tuskin voi tehdä, mutta tulos tuntui ymmärrettävältä. Jokaisella on jo omassa tehtävässään kylliksi työsarkaa ja jatkuvan tietotulvan rajaaminen on ihan tervettäkin itsesuojelua. Laatutyö ei sitouta itse itseään, vaan se vaatii johtamista ja yhteisesti ymmärrettyjä tavoitteita ja toimintaperiaatteita.
Benchmarkkasimme alueellamme Savonia-ammattikorkeakoulun ja Itä-Suomen yliopiston laadunhallintaa, isot kiitokset Esa, Anu ja Saila! Molemmissa korkeakouluissa on jo pidempi kokemus laatutyöstä ja molemmissa oli päädytty kokemuksen myötä samaan johtopäätökseen; Jokainen korkeakoulun jäsen on vastuussa oman työnsä laadusta, tuloksista ja kehittämisestä oli sitten opiskelija, opettaja, tutkija, päällikkö, johtaja, hallinto- tai tukipalvelutyöntekijä – ja laatutyö vaatii sitoutumista koko organisaatiolta. Toisessa näistä korkeakouluista tätä oli ratkottu niin, että erillistä laatutyön vastaavaa ei ole lainkaan ja toisessa laatukoordinaattoreita on kaksi, ja työparina he tekevät tiivistä yhteistyötä koko organisaation kanssa. Toisesta saimme vielä erikseen ohjeen, että laatua ei kannata ulkoistaa yhdelle laatuhattua kantavalle henkilölle, koska on iso riski sille, että laatutyöstä tulee silloin irrallinen organisaation ulkokehällä pörräävä saarekkeensa. Laatutyön arvo mitataan arjessa, siinä onko se mahdollistamassa parasta tiedossa olevaa toimintatapaa, sujuvoittamassa yhteisön arkea ja viemässä organisaatiota sitä aidosti palvelevalla tavalla eteenpäin.
Lähteet:
Malkamäki, K. 2017. Luottamuksen kehitys ja johtamisjärjestelmää koskeva uudistus. Väitöskirja. Itä-Suomen yliopisto.
Mäki, A. (toim.) 2022. Johtamisvainu. Näkemyksellisyyttä johtamiseen. Basam Books.
Saarela, E. 2024. Laadunhallinnan perusteet lukioille -webinaarin materiaalit 26.3.2024. Arter Oy.
